Odoo berücksichtigt Datenschutz und DSGVO – besonders bei On-Premise-Installationen
Eine häufige Frage, die in den Gesprächen mit unseren Kunden auf taucht: Was ist mit odoo und dem Datenschutz: Zu dieser Fragen wollen wir Euch heute die ein oder andere Antwort liefern: Odoo berücksichtigt Datenschutz und DSGVO – besonders bei On-Premise-Installationen – durch technische und organisatorische Maßnahmen, gibt aber bestimmte Daten (wie Lizenzinformationen) trotzdem an Odoo S.A. weiter.
Datenschutz bei Odoo On-Premise
Datenhaltung: Bei On-Premise-Installation verbleiben sämtliche Unternehmensdaten (z.B. Stammdaten, Geschäftsdaten, Belege) vollständig auf dem eigenen Server.
Kontrolle & Sicherheit: Die Verantwortung für Sicherheit und Datenschutz trägt das Unternehmen selbst: Firewalls, Zugriffskontrolle, Verschlüsselung, regelmäßige Backups und Updates sind essentiell.
Hosting-Standort: Unternehmen können sich für Hosting-Standorte in der EU entscheiden, um Datenschutzvorgaben einzuhalten. Bei On-Premise ist dies de facto EU-konform, da die Daten physisch vor Ort bleiben. So bieten wir z.B. ein odoo Hosting in unserem eigenen Rechenzentrum in München an.
DSGVO-Funktionen und Tools
Rechte und Löschung: Odoo bietet Tools zur Verwaltung von Betroffenenrechten, Löschungen und Verfahrensdokumentation; es gibt spezialisierte DSGVO-Module für Einwilligungen, Verarbeitungsverzeichnis, Löschmanagement usw.
Feingranulare Zugriffsrechte: Rollen- und Berechtigungssystem für Benutzer, Protokollierung von Zugriffen, Löschung und Export personenbezogener Daten.
Verschlüsselung: Daten werden sowohl bei der Übertragung (SSL/TLS) als auch im Ruhezustand auf dem Server verschlüsselt.
Lizenzprüfung und Datenübertragung
Auch bei einer On-Premise-Instanz werden regelmäßig Daten zu Odoo S.A. gesendet, um die Lizenzgültigkeit, die Anzahl der User, Module und den Lizenzstatus abzugleichen.
Über die Lizenzprüfung hinaus übermittelt Odoo aber keine Unternehmensdaten oder personenbezogene Nutzungsdaten an Odoo S.A., sofern keine weiteren externen Apps oder Cloud-Features aktiv sind, die entsprechende Daten übermitteln würden.
Besonderheiten und Hinweise
- Die Verantwortung für die Umsetzung der DSGVO-Anforderungen liegt vollständig beim Betreiber der On-Premise-Instanz. Odoo stellt hierfür Tools und Module bereit.
- Eine vollständige Kontrolle über alle Datenströme und die Infrastruktur (Netzwerk, Serverstandort, Backups) ist auf dem eigenem Server möglich.
- Bei Lizenzkontrolle ist es ratsam, den Lizenz- und Netzwerkverkehr zu dokumentieren. Es werden keine personenbezogenen Daten im Rahmen der Lizenzübermittlung an Odoo übertragen, sondern nur für Lizenzzwecke notwendige technische Informationen.
- Für Verfahrensverzeichnis, Einwilligungen und Betroffenenrechte gibt es DSGVO-Module für Odoo Enterprise und Community.
odoo und externe Dienste
Odoo integriert zahlreiche Dienste mit potenziell „unsichtbarem“ Datenfluss an Drittanbieter. Eine zentrale, einheitliche Übersicht gibt es nicht – DSGVO-konforme Transparenz und Dokumentation aller Integrationen liegt in der Verantwortung des jeweiligen Betreibers und erfordert ein strukturiertes Vorgehen mit Datenschutzmodulen, AVV und klaren Aufklärungsprozessen für Endanwender.
Diese Dienste kommen zumeist über zusätzliche Module oder Connectoren (z.B. DHL, Amazon, Bank, etc) und sind somit durch Abschalten oder Deaktivieren der jeweiligen App / Connectors kontrollierbar.
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